För småföretagare kan ett välfyllt företagskonto ibland ge en falsk känsla av ekonomiskt utrymme. Pengar har kommit in från kunder, saldot ser bra ut och det kan kännas som att verksamheten har gott om marginal. Problemet är att en del av pengarna ofta redan är öronmärkta för framtida skatter och avgifter.

Det gäller särskilt moms och preliminärskatt. Om dessa pengar blandas ihop med företagets vanliga rörelsekapital finns risken att de används till inköp, löner eller andra utgifter innan det är dags att betala dem vidare. En separat skattebuffert kan därför vara ett enkelt sätt att skapa bättre kontroll över likviditeten.

Pengarna på företagskontot är inte alltid fria att använda

När en kund betalar en faktura hamnar hela beloppet ofta på företagets bankkonto. För den som är relativt ny som företagare kan det vara lätt att tänka på hela insättningen som företagets egna pengar.

Så fungerar det inte alltid i praktiken. Om fakturan innehåller moms är den delen av betalningen normalt inte en intäkt som företaget fritt kan använda. Momsen ska redovisas och kan senare behöva betalas till Skatteverket efter att avdragsgill ingående moms har räknats av.

Även företagets skatt behöver planeras. Beroende på företagsform och situation betalas preliminärskatt löpande under året. Om man inte tar hänsyn till dessa kommande utbetalningar kan ett till synes starkt saldo snabbt minska.

Ett separat konto gör skattepengarna synliga

Ett enkelt sätt att minska risken för sammanblandning är att använda ett särskilt bankkonto för skatter och moms. När betalningar kommer in förs en del av pengarna över dit i stället för att ligga kvar på det vanliga företagskontot.

Det behöver inte innebära någon avancerad ekonomistyrning. Poängen är framför allt att skapa en tydlig gräns mellan pengar som behövs för verksamhetens löpande utgifter och pengar som sannolikt kommer att betalas vidare senare.

När skattepengarna ligger separat blir saldot på företagets huvudsakliga konto dessutom mer användbart som beslutsunderlag. Det blir lättare att se vad verksamheten faktiskt har råd att köpa, investera eller ta ut.

Moms bör inte behandlas som extra omsättning

Moms är ett område där många nya företagare behöver ändra sitt sätt att tänka. Om ett företag säljer en tjänst för 20 000 kronor plus moms kan den totala betalningen bli betydligt högre än själva försäljningen.

Det är lätt att vänja sig vid att se hela summan på kontot, men momsdelen har en annan funktion än företagets intäkt. När momsredovisningen senare ska göras räknas utgående och ingående moms mot varandra.

Exakt hur mycket som ska betalas går därför inte alltid att avgöra bara genom att titta på en enskild faktura. Men genom att regelbundet sätta undan pengar minskar risken att hela momsdelen redan har förbrukats när redovisningen ska göras.

Preliminärskatten behöver följas under året

Preliminärskatten baseras på ett beräknat resultat. För ett företag med stabil verksamhet kan den beräkningen ligga relativt nära verkligheten, men företag utvecklas sällan exakt enligt den ursprungliga prognosen.

Om resultatet blir högre än förväntat kan den slutliga skatten också bli högre. Om resultatet blir betydligt sämre kan situationen vara den motsatta.

Det är därför klokt att inte enbart förlita sig på det ursprungliga beslutet om preliminärskatt. Företagets resultat bör följas under året så att större avvikelser upptäcks i tid.

En skattebuffert ger samtidigt lite extra marginal om resultatet blir bättre än förväntat och den framtida skatten därmed också blir större.

Bufferten skyddar företagets likviditet

Ett företag kan vara lönsamt på papperet och ändå få problem med likviditeten. Det händer när pengar behöver betalas ut innan tillräckligt mycket finns tillgängligt på kontot.

Skatter och moms är särskilt viktiga i det sammanhanget eftersom betalningsdatumen är förutsägbara. Företagaren vet att pengarna kommer att behövas, även om det exakta beloppet kan variera.

Genom att bygga upp en särskild reserv minskar risken för att en skattebetalning plötsligt måste konkurrera med leverantörsfakturor, löner eller andra viktiga utgifter.

Det ger också en lugnare vardag. Företagaren behöver inte varje gång skatten närmar sig fundera på vilken annan betalning som kan skjutas upp.

Hur stor skattebuffert behövs?

Det finns ingen summa som passar alla företag. Behovet beror bland annat på omsättning, kostnadsstruktur, momsperiod och företagsform.

För vissa verksamheter kan det vara praktiskt att löpande sätta undan ungefär den moms som kommer in och därefter justera när bokföringen visar hur mycket ingående moms som kan dras av. För andra kan ett fast procentuellt belopp av varje inbetalning vara enklare.

Det viktiga är inte att metoden blir perfekt från första månaden. Målet är att få in en rutin där kommande skatter inte glöms bort.

Efter några redovisningsperioder blir det dessutom betydligt enklare att se hur stora belopp som normalt behövs.

Skattebufferten är inte samma sak som företagets vanliga buffert

Det är klokt att skilja mellan pengar som är avsedda för skatter och en vanlig företagsbuffert.

Den vanliga bufferten kan användas om en kund betalar sent, en maskin går sönder eller försäljningen tillfälligt minskar. Skattebufferten har däremot redan ett tydligt framtida användningsområde.

Om båda typerna av pengar ligger på samma konto är det lätt att överskatta hur stora reserver företaget faktiskt har.

Ett företag som har 150 000 kronor på kontot men där 100 000 kronor behövs till kommande skatter och moms har i praktiken en helt annan ekonomisk situation än ett företag där hela summan är fri.

Extra viktigt när intäkterna varierar

Företag med ojämn försäljning har särskilt stor nytta av att arbeta med separata reserver.

En konsult kan till exempel fakturera mycket under några månader och betydligt mindre under andra. Ett säsongsföretag kan få huvuddelen av sina intäkter under en begränsad del av året.

När det kommer in ovanligt mycket pengar är det lätt att samtidigt öka företagets utgifter. Men om en betydande del av intäkterna senare ska användas till skatt kan den höga omsättningen annars skapa framtida likviditetsproblem.

Genom att flytta undan skattepengarna direkt när intäkterna kommer in blir det lättare att anpassa resten av företagets kostnader efter den verkliga ekonomiska marginalen.

Ta inte ut pengar privat bara för att saldot ser högt ut

För företagare är det ibland frestande att låta företagets banksaldo styra hur mycket pengar som går att ta ut privat.

Det kan vara riskabelt om saldot innehåller stora belopp som senare behövs till skatt, moms eller andra fasta betalningar.

Innan större privata uttag eller utdelningar planeras bör företagets likviditet därför bedömas med kommande skyldigheter inräknade. Ett högt saldo en enskild dag behöver inte betyda att verksamheten har ett stort fritt kapital.

Det är ytterligare en anledning till att separata konton kan vara praktiska. När skattepengarna redan är undanlagda blir det svårare att av misstag betrakta dem som tillgängliga.

Automatisera rutinen om möjligt

Den bästa ekonomiska rutinen är ofta den som kräver så lite aktivt arbete som möjligt.

Om företaget varje månad vet ungefär hur mycket som behöver reserveras kan en automatisk överföring vara användbar. Ett annat alternativ är att göra överföringen i samband med den löpande bokföringen.

På så sätt behöver skattebufferten inte bygga på att företagaren kommer ihåg att sätta undan pengar när arbetsbelastningen är hög.

Det kan vara särskilt värdefullt i små företag där samma person ansvarar för försäljning, kundarbete, administration och ekonomi.

En skattebuffert ger bättre beslutsunderlag

Den största fördelen med en skattebuffert är egentligen inte själva bankkontot. Det handlar om att få en mer realistisk bild av företagets ekonomi.

När pengar som redan har ett framtida användningsområde skiljs från företagets fria kapital blir det enklare att fatta beslut om investeringar, inköp och uttag.

Företagaren ser tydligare vad verksamheten faktiskt har råd med och minskar risken för obehagliga överraskningar när större betalningar ska göras.

Det är en ganska enkel ekonomisk rutin, men just därför kan den vara värdefull. Ett företag behöver inte ha avancerade prognosmodeller för att förbättra sin likviditetsplanering. Ibland räcker det långt att se till att pengar som ska användas till skatt också behandlas som skattepengar från början.