En faktura är mer än bara ett dokument som talar om hur mycket en kund ska betala. Den fungerar som underlag för bokföring, momsredovisning och i många fall även som avtalshandling mellan köpare och säljare. Därför ställer svensk lag och Skatteverkets regler tydliga krav på vilken information som måste finnas med. Om något viktigt saknas kan det skapa problem vid revision, momsavdrag eller om en tvist skulle uppstå längre fram.

För företagare innebär detta att varje faktura måste utformas på ett genomtänkt sätt. Det spelar ingen roll om du skickar pappersfaktura eller använder ett modernt faktureringssystem, samma grundkrav gäller. Genom att se fakturan som en kombination av kvitto, juridiskt dokument och informationsbärare blir det enklare att förstå varför detaljer som datum, löpnummer och korrekta uppgifter om parterna är så viktiga.

Grundläggande uppgifter om säljare och köpare

Det första som måste framgå på en faktura är vem som säljer och vem som köper. På säljarens sida ska företagets namn, adress och organisationsnummer tydligt framgå. Om företaget är momsregistrerat ska även momsregistreringsnumret anges, det vill säga VAT-numret. För köparen ska åtminstone namn och adress stå med, och vid B2B-affärer är det ofta klokt att även ange kundens organisationsnummer för att undvika missförstånd.

Att uppgifterna är fullständiga och korrekta är viktigt både för din egen bokföring och för kundens möjlighet att styrka sina kostnader och eventuella momsavdrag. För juridiska personer kan en felaktig benämning eller en gammal adress skapa onödig tvekan kring vem som faktiskt är motpart. Därför är det en god vana att regelbundet stämma av kundregistret och säkerställa att fakturorna speglar den senaste informationen.

Fakturadatum och löpnummer

Varje faktura måste ha ett tydligt fakturadatum, alltså den dag då fakturan utfärdas. Fakturadatumet ligger till grund för bland annat momsperiod, förfallodag och ibland även ränteberäkning vid sen betalning. Det är också en viktig referenspunkt i bokföringen, eftersom affärshändelsen ska kunna kopplas till rätt period.

Fakturor ska dessutom ha ett unikt löpnummer som ingår i en obruten serie. Syftet är att det ska gå att följa alla fakturor kronologiskt utan luckor. Numret får utformas på olika sätt – till exempel med årtal eller kundprefix – men det viktiga är att serien är sammanhängande och att du kan visa hur den är uppbyggd. Ett konsekvent system gör det lättare både vid egen uppföljning och vid en eventuell skattekontroll.

Beskrivning av vad som sålts

En faktura måste också ge en klar bild av vad kunden faktiskt betalar för. Det innebär att du behöver beskriva varan eller tjänsten på ett sätt som gör den identifierbar. För varor handlar det ofta om produktnamn, artikelnummer, antal och à-pris. För tjänster är det vanligt att specificera vilken typ av uppdrag som utförts, omfattning, tidsperiod och timpris eller fast pris. Ju tydligare beskrivning, desto mindre risk för diskussioner efteråt.

Även datum eller period för leverans eller utfört arbete ska framgå. Det gör det möjligt att skilja på när tjänsten utförts och när fakturan skapats, något som har betydelse både vid momsredovisning och vid kontroll av att allt levererat verkligen har fakturerats. Om du fakturerar flera olika uppdrag på samma kund är det extra viktigt att varje rad går att koppla till rätt beställning eller avtal.

Belopp, moms och val av valuta

På fakturan ska du alltid ange priset före moms, momssatsen i procent och momsen i kronor, samt slutbeloppet att betala. Om du använder olika momssatser på samma faktura, till exempel 25 procent på vissa varor och 6 procent på andra, behöver raderna särredovisas så att de går att härleda till respektive skattesats. Detta är nödvändigt för att både du och kunden ska kunna redovisa momsen korrekt.

Fakturerar du i annan valuta än svenska kronor måste det ändå framgå vilket belopp som motsvarar omsättningen i SEK vid din momsredovisning. Vanligtvis löser faktureringsprogram detta automatiskt genom att använda en viss dagskurs, men du som företagare ansvarar fortfarande för att uppgifterna går att följa och stämmer med din bokföring. För kunden är det slutbeloppet, eventuell dröjsmålsränta och betalningsvillkor som är mest centrala, så se till att dessa står tydligt angivna.

Betalningsvillkor, referenser och övrig information

Även om vissa delar inte är uttryckligen lagstadgade är de i praktiken nödvändiga för att fakturan ska fungera smidigt. Hit hör betalningsvillkor, till exempel ”30 dagar netto” eller ett konkret förfallodatum. Bankgiro, plusgiro eller kontonummer behöver vara korrekt ifyllt, och vid elektroniska betalningar är det ofta klokt att även ange referenser som OCR-nummer eller fakturanummer som ska användas som meddelande.

Det är också vanligt att ange säljarens kontaktuppgifter för fakturafrågor, som kundtjänstmejl eller telefonnummer, samt intern eller extern referens, exempelvis beställarens namn eller ett projekt- eller ordernummer. På så sätt kan både du och kunden snabbare identifiera vad fakturan gäller om frågor dyker upp. För vissa branscher tillkommer dessutom särskilda uppgifter, till exempel om omvänd skattskyldighet eller hänvisningar till särskilda avtal, vilket då bör skrivas in på ett tydligt sätt.

Varför ordning på fakturorna lönar sig

Att lägga lite extra tid på att säkerställa att alla fakturor innehåller rätt information sparar mycket arbete längre fram. Korrekt utformade fakturor minskar risken för att kunder ifrågasätter belopp, att betalningar försenas på grund av otydliga uppgifter eller att Skatteverket begär kompletteringar vid en kontroll. Dessutom ger det ett mer professionellt intryck när fakturorna följer en tydlig struktur och är lätta att förstå.

För många mindre företag är fakturan också en av de få återkommande kontaktytorna med kunderna efter att ett uppdrag avslutats. Därför kan det vara värt att se dokumentet inte bara som ett betalningskrav, utan som en chans att visa att företaget arbetar strukturerat, seriöst och med respekt för både juridik och kundens vardag. När allt viktigt framgår tydligt på fakturan slipper du onödiga frågor – och kan lägga mer tid på din kärnverksamhet.